Die Einführung an einer Schule dauert in der Regel wenige Wochen, und der größte Teil davon ist Abstimmung, keine Technik. Hier steht, welche Schritte es gibt und wer dabei was übernimmt.
Sie brauchen keine eigene IT-Abteilung und keinen Server. Was Sie brauchen, ist eine Person an der Schule, die den Datenexport aus Ihrem Verwaltungsprogramm erzeugen kann.
Anfrage und Erstgespräch
Sie melden sich über das Kontaktformular oder rufen an. In einem kurzen Gespräch klären wir, welche Produkte für Ihre Schule infrage kommen, welches Verwaltungsprogramm Sie einsetzen und wie viele Schüler:innen oder Lehrkräfte betroffen sind. Danach wissen Sie, ob es passt, ohne dass etwas unterschrieben wurde.
Kontakt aufnehmenKostenlose Testphase
Sie erhalten einen Zugang zum SchoolManagePanel und können alle Funktionen im vollen Umfang ausprobieren, ohne Zeitlimit und ohne dass daraus eine Verpflichtung entsteht. Viele Schulen starten mit einer einzelnen Klasse oder einem Jahrgang, um ein Gefühl für den Ablauf zu bekommen.
Testphase anfragenDatenschutz klären
Parallel zur Testphase erhalten Sie den vorbereiteten Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen. Damit können Ihre Datenschutzbeauftragte, der Schulträger und, wenn nötig, der Personalrat prüfen. Rückfragen beantworten wir direkt.
Datenschutz im DetailPersönliches Onboarding und erster Datenimport
In einem gemeinsamen Termin richten wir das SchoolManagePanel ein und pflegen den ersten Datensatz aus Ihrem Verwaltungsprogramm ein. Sie erzeugen den Export, wir zeigen Ihnen, wie der Import läuft und worauf beim nächsten Mal zu achten ist. Technisches Vorwissen ist dafür nicht nötig.
So funktioniert der DatenimportAussehen und Gültigkeit festlegen
Sie hinterlegen das Schullogo, legen fest, welche Angaben auf dem Ausweis erscheinen, und bestimmen, wie lange ein Ausweis gültig ist. Optionale Funktionen wie Vertretungsplan, Bibliotheksausweis oder Schul-Wiki schalten Sie an dieser Stelle frei, wenn Sie sie nutzen möchten.
Aktivierungscodes verteilen
Aus dem SchoolManagePanel laden Sie die Aktivierungscodes klassenweise oder einzeln herunter. Die Verteilung übernimmt in der Praxis meist die Klassenleitung in einer Stunde. Danach laden die Schüler:innen die App, geben den Code ein und setzen Ausweisbild und Unterschrift selbst.
Go-Live und laufender Betrieb
Ab jetzt ist der Ausweis im Einsatz. Im Betrieb bleibt für die Schule ein wiederkehrender Schritt: ein neuer Export zu Beginn des Schuljahres und bei größeren Änderungen. Neue, geänderte und ausgeschiedene Personen erkennt das System beim Import automatisch.
Wie lange dauert das insgesamt? Die technische Einrichtung ist an einem Termin erledigt. Wie lange die gesamte Einführung dauert, hängt fast immer an der internen Abstimmung, also an Schulkonferenz, Datenschutz und Schulträger. Schulen starten häufig zum Halbjahr oder zum neuen Schuljahr, weil dann ohnehin ein aktueller Datenexport vorliegt.
Damit von Anfang an klar ist, wo Aufwand entsteht und wo nicht.
Die Schule
Erzeugt den Export aus dem Verwaltungsprogramm, benennt eine Ansprechperson, legt Aussehen und Gültigkeit fest und verteilt die Aktivierungscodes. Für den laufenden Betrieb bleibt der wiederkehrende Import.
Scave
Richtet das System ein, begleitet den ersten Import, stellt die Datenschutzunterlagen bereit, betreibt Server und App und spielt Updates ein. Support und Beratung sind in jeder Lizenz enthalten.
Der Schulträger
Wird eingebunden, wenn mehrere Schulen beteiligt sind oder die Beschaffung zentral läuft. Über eine Schulträgerlizenz können sich weitere Schulen später anschließen, ohne jeweils neu zu verhandeln.
Die häufigsten Anschlussfragen zur Einführung.
Integrationen und Datenimport
Direkte Schnittstelle zu Eduplaces und IServ, Import aus praktisch jeder Schuldatenbank.
AnsehenDatenschutz und DSGVO
Serverstandort, Auftragsverarbeitung, Datensparsamkeit und Löschung im Überblick.
AnsehenPhysische Ausweiskarte
Gedruckte Schülerausweise parallel zur App. 3,00 € pro Karte, mit YourStudentID auch mit frei wählbarem Ablaufdatum.
AnsehenVorteile des Schülerausweises
Was der digitale Schülerausweis für Schulleitung, Sekretariat und Schüler:innen konkret bedeutet.
AnsehenReferenzen aus der Praxis
Die Schulträgerlizenz der Wissenschaftsstadt Darmstadt und Rückmeldungen aus Schulen.
AnsehenPreise und Lizenzen
Testphase, Schullizenz und Schulträgerlizenz. Alle Konditionen im Überblick.
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